Nesta sexta-feira (5) é comemorado o Dia das Micro e Pequenas Empresas. Confira as dicas para aprimorar sua empresa e ganhar competitividade
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De acordo com Jairo Martis, superintendente-geral da FNQ (Fundação
Nacional da Qualidade), entidade que incentiva práticas de gestão
baseadas no Modelo de Excelência da Gestão (MEG), a principal
dificuldade para que micro e pequenas empresas sejam bem planejadas e
administradas é a falta de informação. "A grande barreira é a falta de
conhecimento, de ferramentas, e a baixa escolaridade."
No entanto, segundo ele, o perfil administrativo das micro e pequenas
empresas tem se profissionalizando nos últimos cinco anos com ajuda de
entidades de auxílio ao empreendedor. "Antes, a gestão era muito
empírica. O empreendedor entrava no mercado sem conhecer os cenários.
Isso mudou", afirma.
Confira abaixo os 12 passos listados por Jairo Martis para
ajudar os micro e pequenos empreendedores a aprimorar sua gestão e
ganhar competitividade:
1) Conheça e ouça os clientes
Agrupe os tipos de clientes com características similares, identifique e
analise suas necessidades, a fim de oferecer os serviços ou produtos
adequados a esses grupos. Considerando suas diferenças, divulgue
produtos e serviços no canal mais adequado para atingir os clientes.
Promova avaliações periódicas do nível de satisfação e crie um meio de
comunicação para ouvir as reclamações e sugestões, a fim de identificar
oportunidades de melhoria.
2) Preocupe-se com o meio ambiente e seja socialmente responsável
Fique ciente dos danos que as atividades e instalações da empresa
causam ao meio ambiente – faça o consumo controlado de água, energia
elétrica e papel, e descarte corretamente sobras de produção, lixo,
lâmpadas fluorescentes, cartuchos de impressora e embalagens. Promova
ações e projeto sociais, conscientizando e envolvendo os colaboradores
com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento sustentável. Doações
que auxiliam temporariamente a comunidade são atividades isoladas que
não atingem esse objetivo.
3) Tenha a melhoria contínua como meta
Promova a melhoria por meio da inovação dos produtos, serviços,
processos e métodos de gestão, a partir das contribuições de
colaboradores e de informações obtidas externamente (com outras
empresas, concorrentes, universidades, centros de pesquisa, associações,
rede de relacionamentos, etc). Essa atitude contribui para o aumento da
competitividade da empresa.
4) Estabeleça sua missão, visão e valores
Toda empresa deve estabelecer e disseminar sua missão, visão e valores
aos colaboradores, para que todos persigam os mesmos ideais e saibam o
que os dirigentes esperam da organização no futuro.
5) Tenha um planejamento estratégico
Estabeleça estratégias para alcançar os objetivos da empresa, levando
em conta informações relativas a clientes, mercados, fornecedores,
colaboradores, sua capacidade de prestar serviços, produzir e vender.
Isso permite posicionar a organização de forma competitiva e garantir a
sua continuidade. Em seguida, elabore planos de ação, definindo
responsáveis, prazos e recursos necessários para a execução de
atividades que visam atingir as principais metas e estratégias.
6) Faça a gestão das pessoas
Defina claramente as funções e responsabilidades dos colaboradores,
pontuando a participação de cada um e promovendo a sinergia do trabalho
em equipe. Disponibilize ações de capacitação com base em um plano de
treinamento, a fim de desenvolver as habilidades e conhecimentos para
exercer as atividades diárias. Na hora de contratar, selecione
colaboradores que estejam aptos a atender as necessidades atuais e
futuras da organização.
7) Promova a qualidade de vida
Adote ações que garantam o
bem-estar e a satisfação dos colaboradores, promovendo um ambiente mais
participativo e agradável que proporcione motivação para a realização do
trabalho. Exemplo: promova benefícios adicionais aos exigidos por lei,
confraternizações, áreas de lazer, programas participativos, etc
8) Controle o desempenho
A empresa deve estabelecer indicadores e metas que permitam controlar
as principais atividades e analisar o desempenho do negócio. Reuniões
regulares com os dirigentes da organização são fundamentais para
mensurar os resultados obtidos e tomar medidas corretivas, quando
necessário. Esses indicadores e metas precisam contemplar aspectos
relacionados a finanças, produção, vendas, fornecedores, clientes,
colaboradores e questões ambientais.
9) Faça o controle financeiro
Utilize o fluxo de caixa e um plano orçamentário para, no mínimo, um
ano. Assim, é possível assegurar a disponibilidade de recursos para a
compra de materiais e serviços, o pagamento de funcionários e despesas,
além do investimento em equipamentos para comercialização, prestação de
serviços, produção e entrega.
10) Organize as informações
As informações necessárias para a execução das atividades da empresa,
análise e condução dos negócios devem estar definidas e organizadas por
um sistema padronizado, que disponibilize ferramentas e tecnologias mais
eficazes para atender as necessidades dos colaboradores. A empresa deve
ainda compartilhar as informações a fim de permitir a execução adequada
das funções. Quando registradas e documentadas, essas informações
possibilitam a continuidade das atividades em caso de substituição de
profissionais.
11) Faça benchmarking
Obtenha regularmente informações comparativas de outras empresas do
mesmo segmento, com o objetivo de adotar novas práticas e métodos de
melhoria dos serviços, produtos e processos. Isso também permite
identificar diferenciais favoráveis ou desfavoráveis a serem tratados.
12) Execução de atividades
As principais atividades da empresa devem ser executadas de acordo com
padrões definidos, a partir de requisitos legais e de informações sobre
as necessidades do cliente, bem como da descrição de processos.
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