Como organizar a bagunça financeira da sua empresa

Fonte: Exame 

Contas misturadas, desconhecimento de indicadores e falta de capital. Esses são apenas três dos piores problemas que os empreendedores podem ter quando as finanças da empresa viram uma bagunça. “O descontrole financeiro é um dos principais fatores de quebra das pequenas empresas”, diz Edison Kalaf, professor da Business School São Paulo (BSP).

Nem tudo está perdido se o empresário resolve colocar as finanças em ordem. É possível detectar custos altos demais, contas que consomem dinheiro além do que deveriam e até o nível de endividamento alarmante. "Eu aconselho fazer cenários mensais do que tem para receber e pagar e quando. Assim, ele consegue ver como andam as coisas mês a mês. É um embrião de um planejamento para atuar no dia a dia do negócio”, explica Silvio Passarelli, diretor da Faculdade de Administração da FAAP. Confira quatro passos para começar a organizar as finanças do seu negócio.

1. Tenha disciplina

O empreendedor que quer organizar as finanças da empresa precisa ser disciplinado. É como emagrecer ou parar de fumar. Sem um acompanhamento diário, o objetivo não é atingido. “O controle financeiro exige uma disciplina do empreendedor, que nem sempre é alguém acostumado com finanças. Precisa haver um acompanhamento correto e periódico de alguns indicadores que são fundamentais, como faturamento, custo fixo, custo total, lucro nominal, margem de lucro e nível de endividamento”, ensina Kalaf.

Para pequenas empresas, é recomendável que este acompanhamento seja semanal e até diário.

2. Separe suas contas

Um erro comum entre empreendedores é misturar contas pessoais e da empresa. “É preciso separar de forma rigorosa a empresa da vida pessoal. O grande problema de empresas muito pequenas é que família e negócio se confundem”, opina Passarelli. Estabeleça com os sócios os períodos e condições para realizar retiradas para não transferir capital da empresa para o patrimônio pessoal.

3. Conheça os prazos

Conhecer prazos de recebimento e pagamento é o primeiro passo para controlar o fluxo de caixa, grande aliado na hora de controlar as finanças. “Grande parte dos empreendedores confunde essa questão dos prazos. Tem que ter bem claro o que é longo, médio e curto prazo”, sugere Passarelli. Conhecer as dívidas de curto e longo prazo é essencial.

4. Use um sistema

As planilhas ajudam a começar o trabalho, mas um software pode ser essencial para acompanhar o crescimento do negócio. “Com 30 reais por mês, ele consegue alugar algum software na nuvem, é barato e vai dar todos esses números se ele de fato usar direito”, sugere Kalaf. 

Os ladrões do tempo

Interrupções, reuniões, telefonemas, e-mails. Veja algumas sugestões sobre como agir diante destes e de outros desperdiçadores de tempo

Foto: Divulgação

No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo estresse. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1) Interrupções. 

Indicam que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:

• aprenda a dizer NÃO e seja firme;
• atenda às pessoas em pé;mantenha a porta da sala fechada;
• continue escrevendo enquanto atende alguém;
• filtre telefonemas e e-mails;evite ser receptivo a visitantes inesperados;
• retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
• use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:

• defina com clareza metas e objetivos;
• determine responsabilidades e atribuições;
• utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;
• havendo dúvida, pergunte:
• procure fazer certo na primeira vez;
• forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
• lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3) Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

• agende as reuniões com antecedência;
• convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
• defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
• determine horário de início e término;
• mantenha a pauta e busque a objetividade;
• não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
• promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
• registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos participantes;
• faça reuniões curtas em pé.

4) Telefone. 

 Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:

• reserve horários para fazer e receber ligações;
• relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
• prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações;
• identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
• deixe recados claros e concisos;concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
• nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
• nada de desculpas ou mentiras: 
• use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
• encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5) Celular. 

Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:

• desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
• mantenha-o em vibracall para atender urgências;
• utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
• recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários predeterminados;
• grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
• considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
• evite atendê-lo quando estiver em casa.

6) E-mail.  

Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:

• instale um serviço antispam;
• baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários predefinidos;
• responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
• utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
• organize pastas diversas para arquivamento;
• crie regras de mensagens;
• tenha uma assinatura eletrônica;
• utilize um corretor ortográfico.

7) Internet e intranet. 

São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

• avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como Messenger e Skype;
• tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
• atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares (programas espiões);
• solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
• seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados seus ou da sua empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

Esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: "e se...".

Fonte: Portal Administradores

6 dicas para empreendedores ganharem tempo no dia a dia

Especialistas recomendam sempre planejar a agenda do dia seguinte e aproveitar os momentos entre um compromisso e outro

Foto: Marcin Wichary/Flickr/Creative Commons

Para quem tem uma agenda apertada e imprevisível, aproveitar bem o tempo é a única solução para dar conta de todas as tarefas do dia. A primeira coisa que os empreendedores devem considerar é que não é a quantidade de coisas que você faz durante o dia que elevará sua produtividade. “As pessoas acabam fazendo mais, só que parece que não fizeram nada”, afirma Fernando Serra, diretor acadêmico da HSM Educação e especialista em organização profissional.

Para Homero Reis, coach organizacional e presidente da Homero Reis Consultores, empresários que têm problemas com a falta de tempo, na verdade, têm outras dificuldades clássicas. “Não delega, não capacita, não prioriza e não confia”, conta. Com a ajuda de Serra e Reis, confira seis recomendações para ganhar tempo durante um dia na sua pequena empresa ou startup.

1) Faça um planejamento

Não gosta de anotar tudo em uma agenda? Resuma suas tarefas em lembretes no celular ou, se preferir anote em pequenos papeis. Mas, para os especialistas, listar as tarefas é importante para que o empresário se lembre do que é fundamental ser feito.

A revisão é essencial para que o planejamento funcione. Serra explica que ao avaliar o que foi feito e o que ainda faltou, as prioridades para o dia seguinte ficam mais claras. “Programe suas atividades e veja qual a duração delas”, explica. Com a lista mais completa possível, Reis recomenda marcar as atividades que somente você pode resolver. Isso ajudará a enxergar quais funções você pode delegar.

2) Liste também os compromissos pessoais

Ao listar os compromissos com a família e amigos, você se prepara melhor durante o dia para aquele evento importante. “Isso pode ajudar durante o dia. Regularmente, eu coloco que tenho que ir ao cinema às 21 horas com a minha mulher e isso me obriga a chegar em casa às 20 horas”, explica Serra.

Dessa maneira, o pequeno empresário pode organizar grande parte dos outros compromissos da melhor maneira. Vale lembrar que a produtividade é um aspecto que alia a vida profissional e pessoal. 

3) Prepare-se para cada compromisso

Tem um encontro com um cliente ou fornecedor? Tenha em mente qual é o seu objetivo, o que você precisa levar para esse encontro e o que irá falar. Esse exercício de organização mental ajudará na realização das atividades ao longo de um dia. “As pessoas acabam listando atividades demais e não se preparam”, afirma Serra.

Priorizar o que é fundamental para cada reunião, seja com clientes ou funcionários, ajudará o empreendedor a realizar as tarefas com qualidade, economizando tempo no futuro.

4) Delegue mais

Pensar que não existe ninguém para fazer as coisas por você é uma desculpa que toma muito tempo do empresário. “Se você tem pessoas capacitadas, elas não fazem porque você não manda”, resume Reis. Reúna profissionais que você confie e que possam colaborar. 

“Se você é um empreendedor, você usualmente é um centralizador e acaba fazendo coisas que deveria delegar”, afirma Serra. Por isso, ao fazer o planejamento de suas tarefas diárias, não se esqueça de marcar aquelas que podem ser feitas por outras pessoas. 

5) Aproveite cada minuto 

O momento em trânsito é ideal para que empreendedores que andam de táxi ou transporte público coloquem em dia tarefas como retornar ligações, responder e-mails e se atualizar com notícias. “Nesse momento, relaxe, escute uma música, pratique o inglês ou coloque sua agenda em ordem”, ensina Serra.

Durante viagens, faça da espera em aeroportos um momento para realizar uma tarefa que irá economizar tempo posteriormente. Ler jornais, revistas ou revisar relatórios de sua empresa são atividades produtivas.

6) Desapegue do celular 

Hoje, o celular é um dos principais elos que o empreendedor tem com o seu negócio. Entretanto, para que seu dia renda mais, essa ferramenta tem que ser bem utilizada. “Se estou em uma reunião com o cliente, não posso deixar o celular ligado e vibrando o tempo todo”, diz Serra.

A concentração é indispensável para um dia produtivo e a recomendação dos especialistas é que há momentos que o celular precisa ser desligado, para evitar a tentação de checar e-mails, ver quem ligou ou receber notificações de redes sociais. 

Fonte: Exame